Логистика 4Partners: как мы доставляем заказы покупателям быстрее других сервисов доставки из-за рубежа

Логистика в e-commerce — это не только про доставку. Это про налаженную систему, от которой зависят прибыль, скорость работы и, главное, доверие покупателей.

В 4Partners мы полностью берем на себя логистику: закупаем товары, управляем складом, доставляем заказы до двери и обрабатываем возвраты. Наша цель — упростить вашу работу, чтобы вы могли сосредоточиться на маркетинге и продажах.

В этой статье мы разберем, как работает наша логистика, на примере конкретной посылки — пары кроссовок, заказанной покупателем из Санкт-Петербурга. Сначала рассмотрим, как процесс выглядит для покупателя и владельца магазина, а затем опишем шаги нашей команды.

Представим Алексея, который решил купить к лету кроссовки Nike Air для прогулок по Невскому проспекту.

1. Выбор товара
Алексей заходит на сайт вашего магазина, просматривает товары, выбирает белые кроссовки Nike Air Monarch 42 размера и добавляет их в корзину.

2. Оформление заказа
При оформлении он указывает адрес доставки: Санкт-Петербург, ул. Лесная, д. 10, 194 100, электронную почту и контактный телефон для связи.
Затем выбирает способ доставки — курьером или через Почту России. Так как он выбрал почтовую доставку, ему не нужно указывать паспортные данные и ИНН: они требуются только для экспресс-доставки.

3. Оплата заказа
Алексей выбирает оплату картой. После завершения заказа ему сразу приходит письмо с подтверждением и деталями: модель кроссовок, стоимость и адрес доставки. Это означает, что его заказ взяли в работу.

4. Отслеживание статуса заказа
Алексей наблюдает, как меняются статусы его заказа в личном кабинете:

Подтвержден → Заказ принят → Ожидает сборки → Ожидает отгрузки → Упакован → Отправлен

5. Получает трек-номер
Когда у заказа в личном кабинете Алексея появляется статус «отправлен», это означает, что его кроссовки прошли таможню, попали на распределительный склад 4Partners, прошли проверку и были переданы в доставку. В этот момент заказ получил трек-номер, по которому Алексей теперь может отслеживать, где находится его посылка внутри страны.

6. Получает заказ
Когда статус меняется на «Доставлен», Алексей получает уведомление. Его посылка поступила в отделение Почты России, и он может забрать долгожданные кроссовки.

Для владельца магазина процесс с 4Partners максимально автоматизирован, чтобы вы могли сосредоточиться на бизнесе, а не на логистике. Когда Алексей оплачивает кроссовки, его заказ мгновенно появляется в вашем личном кабинете на платформе 4Partners в разделе «Заказы». Этот раздел — ваш центр управления, где собрана вся информация: данные покупателя, адрес, стоимость, трек-номер заказа, его статус.

В нашем случае вы видите, что заказ Алексея:

• сначала отмечен как «Создан»;
• затем — «Оплачен покупателем» и «Оплачен партнером»;
• при отправке — «Посылка P14243278 отправлена»;
• и в финале — «Заказ доставлен».

Благодаря этому вы получаете полную картину по каждому заказу в одном месте. Не нужно звонить в службу поддержки или обмениваться письмами — вся информация собрана в кабинете и обновляется автоматически.

Если возникают затруднения — например, если Алексей допустил ошибку в адресе или кроссовки задержали на таможне — платформа 4Partners сразу сигнализирует команде логистики. Логисты проверяют ситуацию, связываются с вами и предлагают варианты решения: дождаться поставки, заменить товар или оформить возврат.

Все начинается, когда Алексей оплачивает кроссовки Nike Air на вашем сайте. Его заказ поступает в систему 4Partners, где платформа присваивает ему уникальный номер. Она фиксирует все ключевые данные:

• состав заказа — кроссовки Nike Air Monarch, белые, 42 размер.
• способ доставки — почтовая доставка в Санкт-Петербург.
• данные покупателя — ФИО Алексея, адрес (Санкт-Петербург, ул. Лесная, д. 10, 194 100), телефон.

С этого момента заказ отправляется на проверку данных — без нее доставка может остановиться.

Чтобы кроссовки Алексея без проблем дошли до его почтового отделения, мы проверяем каждое заполненное поле. Ошибка в индексе или адресе может привести к возврату посылки на наш склад, а если бы Алексей выбрал экспресс-доставку, — к задержке на таможне. Поэтому проверка проходит в два этапа:

• автоматическая проверка: платформа 4Partners проверяет данные Алексея, выявляя ошибки, такие как неверный формат телефона, опечатки в адресе или неправильный индекс.
• ручная проверка: если система находит проблему, наш менеджер подключается, сверяет данные, связывается с Алексеем по телефону или email.

Мы проверяем:

• ФИО —  убеждаемся, что имя Алексея написано без ошибок.
• адрес и индекс —  проверяем, соответствует ли индекс улице Лесной в Санкт-Петербурге.
• контакты —  телефон и email для связи.

Например, если Алексей указал индекс соседнего района, менеджер уточняет правильный индекс, чтобы посылка попала в нужное отделение. Эта проверка гарантирует, что кроссовки не вернутся к нам из-за ошибки в адресе и дойдут до Алексея вовремя. После этого заказ получает статус «Готов к выкупу» и переходит к следующему этапу.

С подтвержденными данными Алексея мы начинаем поиск поставщика для его кроссовок Nike Air Monarch. Наша платформа автоматически сравнивает предложения от поставщиков через API-интеграцию, анализируя несколько параметров, чтобы выбрать лучший вариант:

• цена — если один поставщик предлагает кроссовки за 7500 рублей, а другой за 8200, система выберет более выгодный вариант;

• наличие — проверяем, есть ли белые Nike Air 42-го размера на складе поставщика прямо сейчас.

Для заказа Алексея система нашла поставщика в Испании, у которого кроссовки есть в наличии по цене 7500 рублей с быстрой отгрузкой на наш международный склад в Германии.

Когда поставщик кроссовок для выбран, мы передаем ему заказ и отправляем оплату.

Что происходит на стороне поставщика после оплаты:

• поставщик подтверждает наличие позиций и бронирует товар за нами;
• собирает его на складе, проверяет по артикулу и количеству;
• упаковывает заказ для перевозки и передает в доставку на наш склад.

Если бы поставщик сообщил о временной недоступности товара из-за непредвиденных причин или сбоя API-интеграции, мы бы предложили:

• при кратковременном дефиците (до 3 дней) — дождаться ближайшей поставки. В такой ситуации выгоднее дождаться пополнения, чем покупать дороже у другого поставщика.

• при длительном дефиците (от 3 дней больше) — сообщить покупателю и предложить: подождать поступления, заменить товар на аналогичный или вернуть деньги.

В случае Алексея все в порядке. Его кроссовки уезжают вместе с другими заказами на международный склад 4Partners.

Кроссовки Алексея прибыли в составе большой партии заказов на склад 4Partners в Германии. В зависимости от страны получателя товары могут поступать и на другие наши международные склады — в Латвии, Китае, США или ОАЭ. Мы выбираем площадку так, чтобы максимально сократить маршрут и сроки доставки.

Здесь партия разбивается на отдельные заказы: сотрудники распределяют каждый товар по конкретным заказам, чтобы не было путаницы.

Затем идет проверка:

• упаковка должна быть целой;
• цвет, размер и модель должны соответствовать заявленным;
• штрихкод должен считываться корректно.

Если товар поврежден или не соответствует параметрам, мы фиксируем это и отправляем поставщику на возврат или замену.

Для Алексея все это остается «за кулисами». Он не видит всех внутренних проверок, но именно они гарантируют, что в итоге он получит те самые белые Nike Air Monarch 42 размера, которые выбрал на сайте.

Теперь кроссовки готовы к таможенному оформлению.

Прежде чем отправить кроссовки Алексея на прохождение таможни, оформляем пакет документов. Мы подготавливаем:

• для почтовых отправлений — упрощенную декларацию (имя, адрес, телефон получателя, описание товара, стоимость);

• для экспресс-доставки в Россию и Беларусь — паспортные данные и ИНН покупателя, расширенное описание и стоимость;

• для любых отправлений — проверку на санкционные списки и холд-листы: товар не должен входить в запрещенные категории, а данные покупателей должны не должны совпадать с лицами, внесенными в санкционные списки.

Для кроссовок Алексея оформляется упрощенная декларация: его имя, адрес, телефон, описание товара и его стоимость, так как он еще на моменте оформления заказа выбрал доставку почтой.

Важно отметить, что оформление может отличаться в зависимости от страны отправления. Например, в Германии декларации часто формируются на складе, но при необходимости подключаются партнерские брокеры. В Китае мы сразу передаем данные лицензированным брокерам.

На этом этапе заказ Алексея юридически готов к пересечению границы: все документы оформлены и проверены. Дальше он передается транспортной компании для доставки на таможенный контроль.

Транспортная компания доставляет кроссовки Алексея от международного склада 4Partners к российской границе, где начинается таможенное оформление.

Инспекторы на этом этапе:

• проверяют декларацию — убеждаются, что данные Алексея и описание кроссовок верны;
• сверяют стоимость — подтверждают, что стоимость кроссовок соответствует рыночной цене;
• выборочно досматривают — обувь редко вскрывают, но могут проверить;
• проверяют санкции — удостоверяются, что товар и получатель не под ограничениями.

Мы сопровождаем процесс: отслеживаем статус деклараций в системе, держим контакт с брокерами и оперативно решаем вопросы, если инспекторы запрашивают дополнительные сведения. Для кроссовок Алексея все проходит без задержек, и посылка движется к нашему главному складу в России.

Заказ Алексея прибывает на наш распределительный склад в Москве, где мы проводим финальную проверку перед отправкой на «последнюю милю»:

• целостность упаковки — коробка не помята, защита на месте;
• соответствие заказа — это кроссовки Nike Air Monarch, белые, 42 размер для Алексея;
• локальный трек-номер — присваиваем код для отслеживания внутри России.

Мы сортируем посылки по регионам: заказ Алексея направляется в его район Санкт-Петербурга. Если бы упаковка пострадала в пути между международным и московским складами, мы бы переупаковали или заменили товар, чтобы Алексей получил кроссовки в идеальном виде. В его случае все в порядке, и посылка готова к доставке через Почту России.

Мы передаем посылку в ближайшее почтовое отделение, и система фиксирует отправку. В вашем личном кабинете появляется статус «Заказ отправлен» с датой и временем. Алексей в свою очередь получает трек-номер и видит обновления статуса:

• «Отправлен» — посылка начала движение к его почтовому отделению и находится в пути;
• «Доставлен» — кроссовки доехали до почтового отделения, и их можно забрать.

Алексей приходит в отделение на улице Лесной, предъявляет паспорт и забирает посылку. Почта подтверждает вручение, и статус меняется на «Доставлен» в вашем личном кабинете.

Путь кроссовок Алексея занял 18 дней:

• выкуп у поставщика: 2 дня — подтверждение наличия и оплата;
• доставка на склад в Германии: 3 дня — транспортировка от поставщика;
• прием и упаковка: 2 дня — сортировка, проверка, упаковка;
• отправка на границу: 3 дня — логистика до таможни;
• таможенный контроль: 4 дня — проверка декларации и досмотр;
• доставка на склад в Москве: 1 день — транспортировка после таможни;
• последняя миля: 3 дня — доставка до почтового отделения Алексея.

Средние сроки прохождения заказа на каждом из этапов выглядят так:

Эти сроки зависят от конкретной страны, маршрута и типа доставки. Покупатель обычно получает заказ в пределах 15−25 дней с момента оплаты.

Даже в отлаженной системе бывают сбои, но мы берем их решение на себя, чтобы Алексей получил кроссовки, а вы — довольного клиента. Вот как мы справляемся с типичными проблемами:

Магазин получает полную прозрачность, а покупатель — уверенность, что его заказ либо доедет, либо деньги вернутся быстро и без лишних споров.

⭢ Для покупателя процесс прост и прозрачен: выбор, оплата, трек-номер и доставка, хотя за этим стоит сложная логистика.

⭢ Для владельца интернет-магазина все автоматизировано: заказы отображаются в личном кабинете, статусы обновляются, а в случае проблем менеджер всегда будет рядом.

⭢ Процесс выстроен по шагам: проверка данных → выбор поставщика → выкуп и приемка на международном складе → упаковка → таможня → получение на распределительном складе → последняя миля.

⭢ Качество контролируется на каждом этапе: от проверки остатков и упаковки до работы со складами и таможенными брокерами.

⭢ Даже внештатные ситуации решаются быстро: владельцам магазинов не нужно ломать голову, если что-то пойдет не по плану.